Raportti MLL-perhepäivätapahtumasta

MLL-perhepäivätapahtuma on vuosittain Kajaanin ammattikorkeakoululla järjestettävä tapahtuma perheille, jossa on monenlaista tekemistä. Ideana on saada perheet ja lapset viettämään mukavaa yhteistä aikaa. Tämän vuoden teemana oli aktiivisesti yhdessä, joka kannustaa perheitä liikkumaan yhdessä arjessa. Tapahtuman ajankohtana toimi tänä vuonna lauantai 21.4.2018.

1. Tuumasta toimeen

Päätimme muutamien luokkakavereiden kanssa lähteä mukaan MLL-perhepäivätapahtumaan jo heti ensimmäisen opiskeluvuoden syksyllä, sillä suurimmalla osalla meistä oli jo aiemmin hankittua osaamista tapahtumanjärjestämisen parista. Ensimmäisessä tapaamisessa meille hahmottui kuva MLL-perhepäivätapahtuman luonteesta, ja tapahtumaan kutsuttavaa esiintyjää täytyi ruveta jo miettimään. Pian päätimme vastuualueet tiimin sisällä, lähdimme kartoittamaan mahdollisia yhteistyötahoja sekä miettimään tapahtuman sisältöä ja ajankohtaa. Edellisen vuoden tapahtumassa hyvin toimineet ja suositut asiat halusimme pitää mukana, mutta jotakin uuttakin piti tietenkin lisätä tänä vuonna. Tapahtuman teeman suunta alkoi hahmottua aika pian, liikunnanohjaajaopiskelijoita kun olemme niin halusimme tietysti jotakin aktiivista elämää edistävää. Halusimme, että tapahtumassa liikutaan mahdollisimman paljon yhdessä, niin että sekä lapset että aikuiset osallistuvat. Päällimmäisiksi ajatuksiksi nousi arkiliikunnan lisääminen ja ruutuajan vähentäminen. Näin tapahtuman teemaksi saatiin “aktiivisesti yhdessä”. Tapahtumanjärjestämisen alkuvaihe oli teeman, sisällön ja ajankohdan päättämisen jälkeen paljolti sähköpostien lähettelyä eri tahoille. Markkinointivastaavamme alkoi pian kehittelemään mainosta tapahtumalle ja hoitamaan somemarkkinointia. Jotkut esiintyjät eivät vastanneet, joillekin ei sopinut kyseinen ajankohta ja niin edelleen. Saimme kuitenkin nopeasti sovittua yhteistyöstä KAMK:in sairaanhoitopuolen opiskelijoiden kanssa sekä KAO:n opiskelijoiden kanssa.

2. Ennen H-hetkeä

Kirjoita millaista oli valmistella tapahtumaa, haasteet/helpot jutut, palaverit, yhteyshenkilöt (esim. kao ja teatteri), esiintyjien hankkiminen jne. Stressitasot kasvoivat tapahtuman lähentyessä. Esiintyjä ilmoitti, että ei saa bändiään sittenkään mukaan, joten meidän piti alkaa miettimään varavaihtoehtoja. Meillä alkoi olla myös vaikeuksia löytää tarpeeksi henkilökuntaa tapahtumaan, kun omalta luokaltammekaan eivät monet päässeet paikalle. Pidimme tilannekatsauspalavereita tiiviiseen tahtiin maalis-huhtikuussa. Hoidimme tilavaraukset, laadimme kauppalistan tarvittavista tarvikkeista, suoritimme turvallisuuskävelyn, laadimme turvallisuussuunnitelman ja siitä Powerpoint –esityksen turvallisuusperehdytystä varten ja viestittelimme tapahtumaan tulevien järjestäjätiimin ulkopuolisten henkilöiden kanssa. Hankimme teatterilta muutaman naamiaisasun tapahtumaan maskoteiksi, kartoitimme mistä saamme erilaista rekvisiittaa tapahtumaan ja tulostimme opasteita.
Viimeisinä päivinä hommaa oli vielä paljon, töitä tehtiin koululla muutama päivä monta tuntia. Täytyi tehdä monia opaste tulosteita ja koristeita. Myös rasti paikat piti järjestää. Saimme tehtyä kaikki todella hyvään vaiheeseen juuri tapahtumaa edeltävää iltaa, jotta aamulla voisi hoitaa vielä viimeisiä puutteita.

3. Aktiivisesti yhdessä

Tapahtuma alkoi aamukymmeneltä, joten me tapahtuman järjestäjät menimme paikalle hyvissä ajoin seitsemän aikaan. Viime hetken järjestelyt lähtivät heti käyntiin. Jatkoimme hieman koristelua ja loppujärjestelyjä. Tapahtuman järjestäjinä vastuullamme oli myös tarkistaa, että kaikki rastien pitäjät olivat paikalla ja rasteilla kaikki oli valmiina. Kello 10 ovet avautuivat, ja lapsia ja vanhempia alkoi virrata sisään. Rastit alkoivat täyttyä nopeasti ja pian tapahtuma olikin jo pyörähtänyt mukavasti käyntiin. Lasten suosikkirasteja olivat pallomatoaskartelu, temppurata, poniratsastus ja tuttuun tapaan nallesairaala. Myös maskottimme olivat kovin suosittuja. Lapset kävivät antamassa halin tai läpyn karhulle ja Pikachulle. Tapahtumassa oli loistava fiilis ja lapset liikkuivat aktiivisesti. Kaikista suunnitteluvaiheen hankaluuksista oli selvitty tapahtumaan mennessä. Rasteilla toiminta sujui oikein hyvin ja henkilökuntaakin oli loppujen lopuksi tarpeeksi. Iltapäivällä tapahtuman päätyttyä ovet suljettiin ja jäimme suorittamaan loppusiivousta. Kokonaisuudesta jäi ylpeä ja hyvä mieli, mutta myös aika kaikkensa antanut olo.

4. Miten meni?

Suunnitteluvaiheessa vastuualueet eli roolit järjestäjätiimimme sisällä olisi voinut sopia tarkemmin heti alkuun. Tämä olisi selkeyttänyt sitä, kuka hoitaa mitäkin. Tapahtuman suunnittelemiselle olisi myös voitu luoda jonkinlainen aikataulu, ja ehkä sopia useampi palaveriajankohta kerralla. Aikataulusta ja palaveriajankohdista olisi hahmottanut selkeästi, mihin mennessä mikäkin tulee olla tehtynä.
Suunnitteluvaiheessa oli siis jonkin verran parantamisen varaa näin jälkiviisaana, mutta silti tapahtuma onnistui erinomaisesti. Tapahtuma sai erittäin positiivista palautetta ja saavutimme jopa uuden kävijämääräennätyksen!

 

Mette Nevalainen & Maria Lagerspetz ALK17S

 

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s